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¿Cómo analizar un informe Post-Feria?
Comunicación de resultados
¿Cómo realizo el seguimiento?
¿Se corresponden los gastos con el presupuesto previsto?

Al regresar a nuestra empresa es imprescindible pararnos a evaluar la actividad desarrollada durante nuestro viaje e intentar obtener la mayor rentabilidad del mismo. Para aprovechar las oportunidades que hemos detectado es el momento de ponernos en funcionamiento, ahora que las primeras negociaciones "aun están calientes" no podemos dejar que se enfríen. A lo largo de los días que ha durado el desplazamiento habremos mantenido encuentros empresariales, visitas comerciales y recibido inputs de información por cauces no previstos inicialmente (actividades fuera de la Feria tales como visitas a zonas francas, fábricas locales, etc).

Análisis de Informes Post-Feria
Se trata de reunir todos los informes post-Feria que hemos ido cumplimentando durante la visita, analizarlos y clasificarlos por orden de prioridad.
Su orden sería el siguiente:
1. Interés mostrado de la empresa con la que hemos mantenido la entrevista.
2. Expectativas de venta y /o volumen de la operación.
3. Posibilidades de éxito.
4. Localización geográfica y tipo de competencia que nos podemos encontrar en el país.
Esto facilita la comunicación de las gestiones realizadas y de alguna forma ayuda a definir el trabajo a realizar a partir de ahora; además de contribuir a mantener el orden que debe existir, en toda empresa, con su información relevante.

Reunión con el equipo de la empresa.
La persona que se ha desplazado debe, a su regreso, reunirse con otros cargos directivos los cuales tengan implicación en las acciones a desarrollar a partir de este momento (área comercial, producción, etc).

Hay que tener en cuenta que esta fase de comunicación de los resultados y las impresiones del viaje, será determinante para el desarrollo del plan de acción en ese mercado.

Con la información recopilada y el análisis de los recursos y la política de la empresa se tomarán decisiones estratégicas; de ahí la importancia de la participación de personas con responsabilidad y decisión en la empresa.
Seguimiento de los contactos de interés.
Responder con educación y profesionalidad a los compromisos adquiridos contribuye a mantener una buena imagen de la empresa, indispensable para crear un clima de confianza.

Por lo tanto no se demore en:

Enviar un mailing de agradecimiento a las visitas hechas en la Feria por la atención prestada en el stand
Envío de la información a la que nos hemos comprometido en nuestras entrevistas: muestras, precios, oferta de información, invitación para que conozca nuestras instalaciones en España... Si el objetivo era buscar otras fuentes de suministro, reclamar envío de muestras y precios para seleccionar a nuestro posible proveedor.
Elaborar un cronograma de acciones a realizar durante un plazo de 1 año con las empresas y organismos que hemos mantenido contactos: llamadas, visitas, intercambio de información, materialización de acuerdos iniciados.

Análisis de las desviaciones en el presupuesto previsto.
Antes de salir de viaje, en la fase de preparación del mismo, habíamos estimado un presupuesto destinado a cubrir los gastos en que supuestamente incurririríamos.

A lo largo de nuestra visita a la Feria pudieron surgir imprevistos que han supuesto un desembolso mayor al previsto, o por el contrario comprobar que el presupuesto era excesivo.
Estudiar las posibles desviaciones permite un mayor control sobre nuestra tesorería y planificación financiera.

Se trata pues de responder a las siguientes preguntas:
¿Cuánto se ha gastado por encima (o debajo) sobre el presupuesto inicial?
¿En que conceptos?